Un assistant manager est un professionnel clé au sein d’une organisation, chargé d’apporter un soutien administratif et opérationnel essentiel aux cadres supérieurs, aux chefs de service ou aux dirigeants d’entreprise. Dans certaines sociétés, on peut également trouver ce poste sous le nom d’assistant de direction ou de secrétaire de direction.
Qu’est-ce qu’un Assistant Manager ?
Le rôle principal de l’assistant manager consiste à aider son responsable dans la gestion efficace de son emploi du temps. Cela comprend le traitement des appels et des courriels, la planification des réunions et des déplacements, la préparation de documents, ainsi que le suivi des dossiers. On peut donc trouver ce professionnel dans de nombreux secteurs, au sein d’entreprises de toute taille, d’associations, de cabinets ou même d’administrations publiques.
L’assistant manager est une personne polyvalente, dotée d’excellentes compétences organisationnelles, lui permettant de gérer un grand nombre de tâches et de dossiers simultanément. Il sait maintenir un haut niveau de professionnalisme même dans des situations de stress et d’urgence.
Les Missions principales d’un Assistant Manager
Les missions de l’assistant manager varient selon les organisations. Ce professionnel polyvalent peut être chargé de :
- Gérer le courrier et classer les messages par ordre de priorité.
- Prendre les appels téléphoniques, filtrer les informations et les transmettre au manager.
- Organiser l’agenda et planifier les réunions.
- Coordonner les déplacements professionnels du manager.
- Préparer les dossiers de travail et en assurer le suivi.
- Rédiger des comptes-rendus de réunion et les diffuser.
- Superviser le travail des secrétaires sous sa responsabilité.
- Accueillir des visiteurs, notamment des clients et des prospects.
- Rédiger divers documents.
- Classer les documents administratifs.
- Traduire et diffuser des informations.
- Participer à des négociations et assister à la préparation des budgets.
- Gérer les commandes de matériel et vérifier les livraisons.
- Assurer le suivi comptable.
Quelles compétences sont nécessaires pour devenir Assistant Manager ?
Pour devenir assistant manager, une maîtrise des outils informatiques et des logiciels de bureautique est primordiale pour gérer efficacement les tâches administratives. De solides compétences en communication écrite et orale sont également nécessaires. Dans les organisations internationales, un bon niveau d’anglais peut être attendu. Selon le secteur d’activité, des notions de finance, de droit, de RH, de marketing ou de management peuvent être un atout. En ce qui concerne les qualités, l’organisation, la rigueur et la capacité à gérer le stress sont cruciales pour réussir dans un environnement dynamique. Il faut savoir être polyvalent et multitâche pour gérer différents projets en simultané. Enfin, la discrétion et la capacité à travailler en équipe sont des atouts précieux pour réussir.
Comment devenir Assistant Manager ?
Pour exercer en tant qu’assistant manager, il est recommandé de posséder au minimum un diplôme de niveau bac+2. Le BTS Support à l’Action Managériale (SAM) est un titre particulièrement adapté à cette fonction. Ce diplôme, délivré à la suite de deux années de formation après le bac, témoigne de compétences solides en gestion administrative, en communication et en management, indispensables pour pratiquer le métier d’assistant manager.
